Trả lời nhanh
Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài thường đi qua 3 bước: có bản gốc hoặc bản sao hợp lệ, dịch và chứng thực chữ ký người dịch nếu nước nhận yêu cầu, rồi xác thực. Từ 11/9/2026, nước áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam chỉ cần 1 chứng nhận Apostille của Bộ Ngoại giao; nước khác vẫn chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa tại đại sứ quán.
- Dịch
- Chứng thực chữ ký người dịch
- Xác thực (nước áp dụng Apostille)
- 1 chứng nhận Apostille — Bộ Ngoại giao
- Xác thực (nước khác)
- Chứng nhận lãnh sự + hợp pháp hóa
- Mốc mới
- Apostille áp dụng từ 11/9/2026
Trong bài này
Các thủ tục chi tiết
ApostilleViệt Nam áp dụng từ 11/9/2026: giấy tờ nào xin được, nộp ở đâu, bao lâu.Xem chi tiếtChứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sựKhác nhau thế nào, khi nào còn phải làm sau Apostille.Xem chi tiếtLý lịch tư phápPhiếu số 1 hay số 2, nộp tại Công an hoặc online, luật mới 2026.Xem chi tiếtDịch thuật giấy tờTừ 01/7/2025: chứng thực chữ ký người dịch thay công chứng bản dịch.Xem chi tiết
Thứ tự chuẩn bị
Có bản gốc hợp lệ
Bản chính hoặc bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc; giấy tờ tư nhân phải công chứng, chứng thực trước.
Dịch nếu nước nhận yêu cầu
Dịch và chứng thực chữ ký người dịch (không còn công chứng bản dịch từ 01/7/2025).
Xác thực theo nước nhận
Nước áp dụng Apostille với Việt Nam: 1 chứng nhận Apostille. Nước khác: chứng nhận lãnh sự + hợp pháp hóa tại đại sứ quán nước đó.
Nộp hồ sơ ở nước ngoài
Kiểm tra lại thời gian cấp giấy tờ mà nước nhận chấp nhận.
Chọn cách xác thực theo nước nhận
| Nước nhận giấy tờ | Cần làm |
|---|---|
| Áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam | Apostille tại Bộ Ngoại giao (không qua đại sứ quán) |
| Không áp dụng Apostille với Việt Nam (vd Đức, Áo, Séc; Thái Lan trước 28/02/2027) | Chứng nhận lãnh sự (Bộ Ngoại giao) → hợp pháp hóa tại đại sứ quán nước đó |
| Có điều ước miễn hoặc không yêu cầu xác thực | Không cần xác thực |
Giấy tờ thường gặp
- Hộ tịch: giấy khai sinh, trích lục kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Học tập: bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy xác nhận học tập.
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Giấy tờ công việc, tài chính do doanh nghiệp cấp — là giấy tờ tư nhân, cần chứng thực chữ ký trước khi xin Apostille.
- Giấy ủy quyền, giấy đồng ý cho trẻ em đi nước ngoài — công chứng, chứng thực trước khi xác thực.
Lỗi thường gặp
- Làm thừa bước hợp pháp hóa tại đại sứ quán của nước đã áp dụng Apostille với Việt Nam.
- Xác thực bản gốc nhưng nước nhận cần bản dịch đã xác thực (hoặc ngược lại).
- Chuẩn bị quá sớm: nhiều nước chỉ nhận giấy tờ cấp trong thời gian gần.
- Tên trên giấy tờ dịch khác cách viết trên hộ chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài có bắt buộc hợp pháp hóa không?
Không phải mọi trường hợp. Tùy yêu cầu của nước nhận: có nước miễn theo điều ước hoặc không yêu cầu; nước áp dụng Apostille với Việt Nam dùng Apostille; nước khác dùng chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa.
Nên dịch trước hay xin Apostille trước?
Nguồn Việt Nam không quy định chung. Bản gốc và bản dịch đã chứng thực đều xin được Apostille; hỏi nước nhận xem họ cần xác thực bản nào và có cần dịch cả trang chứng nhận không.
Xin Apostille, chứng nhận lãnh sự ở đâu?
Apostille: Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM (6 Alexandre de Rhodes), trực tiếp hoặc qua bưu chính. Chứng nhận lãnh sự: Cục Lãnh sự (Hà Nội), Sở Ngoại vụ TP.HCM, một số địa phương được phân cấp, hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.